Business Letter
Business letter is a letter used by people or entities that conduct business activities such as trade, industry, and business services. For example, mail order, mail penwaran and others. In general, the letter will be directed to a specific person and be about one topic. Sometimes, the business letter will be looking for a response, but might be to give important information about an up-coming change of address or telephone number. The letter might give information about new developments - a new website; launch of a new product. To allow the sender to handle any response more efficiently, the business letter might contain key information such as an internal reference from the sender or related to the product in question.
Layout Of English business Letter
In the picture above is the layout that exist in business english letter. From the picture above, the following section is an explanation of the part that is the English business letter
1. Letter Head
On the letter head which serves to provide the information from which the letter contained a letter to the reader. If the letter comes from a particular agency, then the agency will tecantum origin of the name include the address, of the information readers can contact or reply to the sender of the letter along with the address that matches the address of the sender.
Sample Letter Head for an agency:
2. Date
Pada bagian date untuk menampilkan keterangan tanggal, bulan, serta tahun surat tersebut.
Contoh :
- American style
Untuk penulisan
tanggal dalam bahasa gaya Amerika pada tanggal dan tahun menggunakan
angka dan pada bulan boleh menggunakan huruf dengan menempatkan
penulisan bulan, tanggal, dan tahun.
Contoh :
- British style
Untuk penulisan tanggal dalam bahasa gaya British sama dengan penulisan tanggal dalam bahasa Indonesia, yaitu tanggal, bulan dan tahun pada penulisan tanggal dalam bahasa gaya British ditambahkan akhiran bilangan pada tanggal seperti 1st, 2nd, 3rd, 4th.
Contoh :
3. Enclosure
Pada bagian enclosure jika surat lebih di cantumkan dari satu lembar. Agar bertujuan untuk memastikan para pembaca mengetahui berapa lembar surat yang untuk dibaca sebagai contoh pada surat tersebut tercantum sebuah lampiran atau tidak.
Contoh :
Enclosure: Purchase Order 8080
|
4. Subject
Pada bagian subject berisi untuk memberitahukan perihal dari tujuan surat dari pembuat surat kepada pembaca surat.
Contoh :
5. Inside Address
Pada bagian inside address berisi tentang informasi berupa nama, alamat, kode pos dan kepada siapa surat tersebut akan di kirim.
Contoh :
Mr. Skotjanvic
12 Victoria Street
Manchaster MN6
GREAT BRITAIN
|
6. Salutation
Pada bagian salutation berisi salam penghormatan kepada pembaca surat.
Contoh :
- British style
Untuk penulisan tanggal dalam bahasa gaya British pembuat tidak diijinkan untuk menggunakan tanda baca apapun pada penulisan salam, kecuali menggunakan tanda baca koma.
Contoh :
- American style
Untuk penulisan dalam bahasa gaya Amerika pembuat tidak diijinkan menggunakan tanda baca apapun pada penulisan salam, kecuali menggunakan tanda baca titik dua.
Contoh :
7. Body Of The Letter
Pada bagian body of the letter merupakan isi dari surat yang terbagi dalam beberapa paragraf berupa tujuan dari pengirim kepada penerima surat. Paragraf pertama yang berisikan tentang pernyataan sopan santun, kemudian paragraf selanjutnya menerangkan ke dalam pembahasan utama, lalu berisikan informasi latar belakang secara detail dari pembuat surat, paragraf penutup menjelaskan
apa dari isi dari semua paragraf untuk penerima untuk memstikan agar
tujuan dari surat tersebut sesuai dengan apa yang di utarakan.
Contoh :
8. Complementary Close
Pada bagian compelmentary close berisi ucapan salam penutup kepada pembaca surat.
Contoh :
- American style
Untuk penulisan dalam bahasa gaya Amerika disesuaikan
atau sama dengan tanda baca pada salutation. Jika tanda baca koma (,)
pada akhir nama pada salutation, maka complementary close juga memakai
tanda baca koma (,)
Contoh :
- British style
Untuk penulisan dalam bahasa gaya British Pada penulisannya apakah nama penerima surat pada salutation dicantumkan atau tidak. Untuk memakai
nama penerima surat pada Salam Pembuka, maka salam penutupnya contohnya
(Yours sincerely) atau (Sincerely yours). Jika tidak maka nama
penerima pada Salam Pembuka, yaitu Salam Penutupnya contohnya (Yours
faithfully) atau (Faithfully yours).
9. Signature
Pada bagian signature merupakan tanda tangan dari pembuat surat agar surat tersebut resmi untuk dibuat kepada penerima.
Contoh :
10. Carbon Copy Notation
Menginformasikan bahwa surat tersebut di kirim lebih dari satu tujuan kepada penerima yang terkait.
Contoh :
11. Postcript
Digunakan
untuk mempermudah pemeriksaan kembali jika pemeriksaan tersebut
diperlukan. Lalu merupakan catatan singkat bagian bawah kiri dibawah
tembusan (jika ada). Inisial ditempatkan di sebelah kiri. Contoh
penulisannya yaitu P.S
Form And Style Of English Business English Letter
Full Block Business Letter
Dalam format fullblock business letter seluruh teks terletak di bagian kiri. Dan juga semua bagian suratnya terletak pada rata kiri.
Semiblock Business Letter
Dalam format semiblock business letter seluruh teks berada di bagian kiri lalu pada setiap awal paragraf diberikan satu spasi. Kemudian bentuk
paragraph sama dengan bentuk Indented style. Dari semua bagian surat
yang diketik berbentuk lurus. Kecuali pada isi surat. Setiap alinea
diketik sesudah lima ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan
alinea lainnya tidak diberi jarak pada semiblock business letter.
Modified Block Business Letter
Pada format modified block business letter letak teks berada di bagian kiri, untuk alamat penulis, tanggal, dan penutup , signature terletak pada di bagian kanan.
Indented style
Bentuknya hampir sama dengan penulisan surat pada umumnya namun pada bagian tertentu bentuknya agak bervariasi. Bentuk
suratnya dari indented style ke dalam bertekuk atau bergigi. Penulisan
alamat pada indented style tidak sejajar terletak di sebelah kiri atas.
Posisi tanda tangan disebelah kanan. Inside address biasanya ditulis setelah tanggal dan sebelum reference yang terletak di sebelah kiri atas.
Hanging style
sama seperti semi block style, namun hanya berbeda penulisan setiap paragraf pada isinya. Pada semi block
style, isi dari setiap paragraf pada baris pertama agak sedikit masuk
ke dalam. Sedangkan pada hanging style berlawanan dengan semi block style pada penulisan paragrafnya.
A Note About Format and Font
Block Format
When writing business letters, you must pay special attention to the
format and font used. The most common layout of a business letter is
known as block format. Using this format, the entire letter is left
justified and single spaced except for a double space between
paragraphs.
Modified Block
Another widely utilized format is known as modified block format. In
this type, the body of the letter and the sender's and recipient's
addresses are left justified and single-spaced. However, for the date
and closing, tab to the center point and begin to type.
Semi-Block
The final, and least used, style is semi-block. It is much like the
modified block style except that each paragraph is indented instead of
left justified.
Keep in mind that different organizations have different format
requirements for their professional communication. While the examples
provided by the OWL contain common elements for the basic business
letter (genre expectations), the format of your business letter may need
to be flexible to reflect variables like letterheads and templates. Our
examples are merely guides.
If your computer is equipped with Microsoft Office 2000, the Letter
Wizard can be used to take much of the guesswork out of formatting
business letters. To access the Letter Wizard, click on the Tools menu
and then choose Letter Wizard. The Wizard will present the three styles
mentioned here and input the date, sender address and recipient address
into the selected format. Letter Wizard should only be used if you have a
basic understand of how to write a business letter. Its templates are
not applicable in every setting. Therefore, you should consult a
business writing handbook if you have any questions or doubt the
accuracy of the Letter Wizard.
Font
Another important factor in the readability of a letter is the font.
The generally accepted font is Times New Roman, size 12, although other
fonts such as Arial may be used. When choosing a font, always consider
your audience. If you are writing to a conservative company, you may
want to use Times New Roman. However, if you are writing to a more
liberal company, you have a little more freedom when choosing fonts.
Punctuation
Punctuation after the salutation and closing - use a colon (:) after
the salutation (never a comma) and a comma (,) after the closing. In
some circumstances, you may also use a less common format, known as open
punctuation. For this style, punctuation is excluded after the
salutation and the closing.
Business letter example :
Letter No. 123/OC/EA/X/2011
OFFERING COOPERATE
======================================================================================================
JAYA MEBELINDO, PT
Jl. Pemuda No 312 Semarang
Central Java
Tel: 024-5642100
November 4th 2011
The Vice President,
Overseas Purchase Dept.,
DOBO Garden Center
Hillview Ave.,
New York, U.S.A
Dear Sir,
We thank you for your interest with my furniture products which shown in your email dated October 28th 2011.
We have a vast variety of garden furniture and we can undertake making furnitures of your good choice with you company brand.
We earnestly feel that it shall be good
for both the companies if you or any authorised person from your
Purchase Dept visit our factory for an on-the-spot assessment.
We shall be glad to receive him to view our products and production method. This will enable him to order appropriately.
Yours faithfully,
Ginanjar
Overseas Manager