Konteks Manajemen proyek TI

Konteks Manajemen proyek TI 

Terdapat tiga konteks pemahaman dalam sebuah kerangka proyek, yaitu :
a.    Tujuan Manajemen Proyek, tujuan manajemen proyek TI mencakup empat komponen yaitu ruang lingkup, biaya, kualitas dan waktu. Ukuran keberhasilan proyek apabila ruang lingkupnya tercapai , kualitasnya terpenuhi, selesai sesuai jadwal dan menggunakan dana sesuai dengan yang disediakan.
b.    Proses manajemen proyek, manajemen proyek TI mengacu pada fase-fase pelaksanaan proyek yang mencakup  fase inisiasi proyek, perencanaan proyek, pelaksanaan proyek, pengendalian proyek dan penyerahan proyek.
c.    Pengetahuan manajemen proyek. Area pengetahuan (Knowledge area) yang diperlukan dalam mengelola sebuah proyek, terdapat delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen ruang lingkup, manajemen kualitas, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen komunikasi, manajemen sumberdaya manusia, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.
Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami proyek dan menyatu dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated Project Management).

Tujuan Proyek

 
Terdapat empat komponen penting yang menjadi tujuan sebuah proyek, yaitu ruang lingkup (scope) , waktu, biaya dan kualitas. Empat komponen tersebut yang menjadi batasan terhadap pelaksanaan proyek. Bisa dikatakan bahwa kriteria yang harus dipenuhi dari produk yang dihasilkan dari proyek meliputi kriteria atau batasan waktu, batasan ruang lingkup, batasan biaya dan batasan kualitas. Jadi terdapat empat keharusan dalam sebuah proyek yaitu:

a.    Proyek harus diselesaikan dan diserahkan  tepat waktu.
b.    Proyek harus cukup dibiayai dengan dana yang telah ditentukan
c.    Proyek harus sesuai dengan ruang lingkup yang disepakati
d.    Proyek harus memiliki kualitas hasil sesuai kriteria yang disepakati antara pelaksana dan pemberi proyek

Batasan waktu

 
Proyek dilaksanakan dengan memperhatikan waktu penyerahan produk atau hasil akhir sesuai kesepakatan pihak-pihak yang berkepentingan. Keberhasilan dari sebuah proyek dapat diukur dari ketepatan waktu sesuai yang telah direncanakan. Penyelesaian yang terlambat akan berdampak buruknya kredibelitas pelaksana proyek dimata user atau pemberi proyek, karena bagi user proyek tersebut bisa mempengaruhi aktivitas organisasi. Sehingga waktu merupakan faktor yang sangat penting dari sebuah proyek.
Batasan Ruang lingkup
Ruang lingkup menyatakan batasan pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam sebuah proyek. Ruang lingkup memberi gambaran sejauh mana yang menjadi tanggung jawab pelaksana proyek dan hasil-hasil yang harus dilaporkan atau diserahkan kepada pemberi proyek.

Batasan Biaya

Biaya menjadi salah satu faktor sebuah proyek yang memiliki potensi resiko tinggi. Proyek dilaksanan dengan biaya yang telah disepakati oleh penyandang dana yang harus digunakan untuk mencover seluruh pembiayaan proyek. Manajer proyek harus memperkirakan dan mendistribusikan ke setiap aktivitas proyek yang membutuhkan dana dan mengendalikan agar realisasi biaya yang digunakan tidak melebihi dari yang telah direncanakan.

Batasan Kualitas

Kualitas menjadi kriteria yang ditetapkan bersama antara pemberi dan penerima proyek untuk dicapai oleh pelaksanan proyek sebagai standar kualitas dari produk yang dihasilkan. Berdasarkan standar kualitas pelaksana proyek berusaha untuk menetapkan target-target  yang harus dipenuhi dari setiap tahap pelaksanaan proyek.
Empat komponen dari proyek tersebut diatas menjadi faktor yang saling mempengaruhi. Sebagai contoh, untuk menghasilkan kualitas yang lebih tinggi maka perlu menaikkan biaya, atau dengan pengurangan ruang lingkup, jika menginginkan waktu penyelesaian proyek dipercepat maka perlu biaya yang lebih besar, dan sebagainya.

Proses Manajemen Proyek

 
Untuk merealisasikan agar komponen tujuan proyek dapat tercapai maka pelaksanaan proyek membutuhkan tahapan-tahapan yang terintegrasi, tahapan tersebut dilakukan dengan membagi beberapa fase:

a.    Project Initiation (Inisiasi proyek):

Menjelaskan tentang latar belakang yang memicu dilaksanakan sebuah proyek, mendefinisikan sasaran, tujuan dan faktor-faktor kesuksesan dari proyek.

b.    Project Planning (perencanaan awal proyek):

Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan (setting) proyek sebelum rangkaian pekerjaan dimulai.
c.    Project Executing (Pelaksanaan proyek):

Proses mengkoordiknasikan sumberdaya yang ada untuk menjalankan sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar menhhasilkan produk sesuai yang ditargetkan.
d.    Project Control (Pengendalian proyek) :

roses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan.
e.    Project Closing:

proses persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan.
 

Area Pengetahuan Manajemen Proyek

 
Knowledge area meliputi fungsi utama dan fungsi pendukung atau fasilitas. Fungsi utama memiliki fungsi dalam mewujudkan proyek sesuai dengan kontek manajemen proyek yang meliputi : Manajemen ruang lingkup, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen kualitas. Dan fungsi pendukung memiliki fungsi mencapai efisiensi dan efektivitas dalam penyelesaian proyek. Fungsi pendukung meliputi manajemen sumber daya manusia, manajemen komunikasi, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.

. Ilmu untuk mengelola proyek tersebut disebut dengan manajemen proyek. Jadi manajemen proyek adalah suatu aktivitas penerapan pengetahuan, keahlian, metodologi dan teknik memanfaatkan sumberdaya untuk mengelola sebuah proyek untuk memenuhi harapan pihak-pihak yang berkepentingan. Harapan-harapan dari pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) meliputi berbagai aspek yang berkaitan dengan komponen-komponen proyek yang sudah dibicarakan diatas, antara lain:

a.    Aspek-aspek keseimbangan antara kualitas proyek yang diharapkan dengan keterbatasan biaya dan waktu,
b.    Aspek-aspek mempertemukan kebutuhan dan keinginan pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proyek dan biasanya saling bertolak belakang,
c.    Aspek-aspek mendefinisikan dan menentukan dengan jelas dan tegas sesuatu yang diharapkan dari berlangsungnya sebuah proyek, baik yang nyata (tangible) maupun yang tidak nyata (intangible).

Manager proyek

 
Manajer proyek adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab terbesar atas pelaksanaan proyek. Pekerjaan utama dari manajer proyek adalah mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan proyek dari awal sampai selesai. Hal-hal yang perlu dilakukan seorang manajer proyek adalah :

a.    Manajer proyek harus mendefinisikan proyek, membreakdown proyek menjadi serangkaian tugas(tasks) yang mudah dikelola, memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan, dan membentuk tim kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
b.    Manajer proyek harus menetapkan tujuan akhir dari proyek dan memitivasi anggota tim kerja untuk menyelesaikan proyek tepat waktu
c.    Manajer proyek harus menginformasikan kepada stakeholder tentang perkembangan pelaksanaan proyek secara periodik.
d.    Manajer proyek harus mengenali resiko yang mungkin terjadi dan meminimalkan dampak terhadap penyelesaian proyek.
e.    Manajer proyek harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan, karena tidak ada proyek yang 100% berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang manajer adalah: kepemimpinan, manajemen orang (konsumen, suplier, manajer dan kolega), komunikasi , negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak, pemecahan masalah dan berpikir kreatif). Banyak kesalahan terjadi dalam mengelola sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi hambatan.  Hambatan-hambatan yang mungkin terjadi adalah:

a.    komunikasi yang tidak baik (Poor communication)
b.    persetujuan yang tidak jelas (Disagreement)
c.    kesalahpahaman (Misunderstandings)
d.    suasana yang tidak mendukung (Bad weather)
e.    pemogokan kerja (Union strikes)
f.    konflik pribadi (Personality conflicts)
g.    manajemen yang tidak baik (Poor management)
h.    definisi sasaran dan tujuan tidak jelas (Poorly defined goals and objectives)

Manajer proyek yang baik tidak menghindari semua resiko, tetapi menyiapkan proses dan prosedur standart untuk berusaha mencegah resiko yang mungkin terjadi seperti:

a.    Keterlambatan penyelesaian proyek, pembekakkan anggaran atau keingingan konsumen tidak terpenuhi.
b.    Tidak konsisten antara proses dan prosedur yang digunakan manajer proyek
c.    Proyek tidak bermanfaat dan membuang-buang waktu dan biaya
d.    Tidak sinerginya faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi proyek.

Proyek Sistem Informasi

 
Sistem Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki fungsi menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan pihak user. Komponen yang termasuk sistem informasi meliputi infrastruktur hardware, Software dan ketersediaan sumber daya manusia bidang teknologi informasi. Proyek sistem informasi mencakup sebagian atau keseluruhan dari rangkaian aktivitas rekayasa pembangunan sistem informasi.
Contoh-contoh proyek sistem informasi

• Proyek sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan pemilu

• Proyek pembangunan infrastruktur E-Government di Jawa Tengah

• Proyek pengembangan sistem CRM (Customer Relationship Management) pada di PT Garuda.

• Proyek pembangunan sistem E-business pada PT. Global Jaya.

• Proyek penjualan elektronik (E-Commerce)

Beberapa perbedaan karakteristik proyek sistem informasi dibandingkan dengan proyek bidang lain adalah sebagai berikut :
1.    Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible seperti perangkat lunak, database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari produk tersebut.
2.    Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan yang sangat cepat.
3.    Membutuhkan beragam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi yang beragam
4.    Ukuran yang dijadikan standar sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas yang dimengerti berbagai pihak secara seragam.

Sumber